Datenschutzhinweise

Verantwortlich für die Verarbeitung im Zusammenhang mit VI Assist ist:

Bei der Kontoerstellung verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und – je nach Anmeldeart – Ihren Namen. Bei Google-Anmeldung erhalten wir die Profilangaben, die Sie freigeben. Altersgruppe, Berufsgruppe, Sprache, Zeitzone und persönliche Einstellungen sind freiwillig.

Bei der Nutzung speichern wir Ihre Nachrichten und Inhalte sowie die von Ihnen angelegten Assistenzbereiche, Aufgaben, Listen, Notizen, Erinnerungen und Einstellungen. Für Betrieb, Sicherheit und geräteübergreifende Fehleranalyse verarbeiten wir außerdem Nutzungszeitpunkte, Funktionsaufrufe, technische Verbrauchswerte und grobe Geräteangaben wie Geräteklasse, Betriebssystem-, Browser- oder App-Familie und verwendete Oberfläche. Wir speichern hierfür keine vollständige IP-Adresse und erstellen keinen Gerätefingerabdruck.

Wenn Sie eine KI-Funktion nutzen, werden Ihre dafür erforderliche Eingabe und der benötigte Gesprächskontext an OpenAI übermittelt, um eine Antwort zu erzeugen. Die API-Anfrage wird mit der Anweisung gestellt, sie nicht als gespeicherte OpenAI-Konversation abzulegen. VI Assist speichert Chatverläufe in Ihrem Konto, damit sie in der Anwendung verfügbar bleiben. OpenAI verarbeitet Daten nach den für den jeweiligen Dienst geltenden Bedingungen.

Das Online-Diktat in der Windows-App und im mobilen Browser zeichnet nach Ihrer Aktivierung und Mikrofonfreigabe Ihre Sprache auf. Nach dem Stoppen wird die Aufnahme verschlüsselt über den VI-Assist-Server an OpenAI zur Transkription übermittelt. VI Assist speichert die Audiodatei nicht dauerhaft. Der erkannte Text wird zur Prüfung als Entwurf übernommen oder auf Ihren ausdrücklichen Wunsch direkt gesendet. Die Aufnahme ist auf zwei Minuten begrenzt; Abbrechen verwirft die noch nicht übertragene Aufnahme. Diese Funktion ist freiwillig. Sie können stattdessen jederzeit tippen und den Mikrofonzugriff in den Geräte-Einstellungen entziehen. Für die Verarbeitung bei OpenAI gelten dessen Dienstbedingungen. Die Android-App nutzt derzeit die Spracherkennung des Geräts.

Supabase Auth verarbeitet Anmeldungen und verwaltet die Authentifizierung. Die VI-Assist-App, Konten, Chats, Einträge und der geschützte Dateispeicher werden auf einem OVH-VPS in Deutschland betrieben. Die öffentlichen Verkaufsseiten liegen getrennt im OVH-Webhosting.

Die freiwillige Google-Anmeldung dient nur der Kontoregistrierung und Anmeldung. Sie übermittelt die von Ihnen freigegebenen grundlegenden Profilangaben an Supabase Auth.

Externe Gmail-, Google-Kalender- und Microsoft-Verbindungen sind derzeit nicht freigeschaltet und werden in der App als in Entwicklung angezeigt. VI Assist ruft darüber aktuell keine neuen E-Mails oder externen Kalendertermine ab. Bereits früher ausdrücklich importierte Angaben können als normale VI-Assist-Einträge im Konto bestehen bleiben und lassen sich dort bearbeiten oder löschen.

Wenn solche Verbindungen später angeboten werden, werden Umfang, Zweck und Berechtigungen vor der Verbindung angezeigt und diese Hinweise vor der Aktivierung aktualisiert.

Wir verarbeiten Daten, um das Konto und die von Ihnen angeforderten Funktionen bereitzustellen, KI-Antworten zu erzeugen, freiwillige Verbindungen zu verwalten, Support zu leisten sowie Betrieb und Sicherheit zu gewährleisten. Für die Anmeldung verwenden wir notwendige Sitzungscookies; einige Anzeige- und Einwilligungseinstellungen können lokal in Ihrem Browser gespeichert werden. Je nach Vorgang beruht die Verarbeitung auf der Bereitstellung des angeforderten Dienstes, unseren berechtigten Interessen am sicheren Betrieb oder Ihrer Einwilligung für optionale Funktionen. Eine Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Gesprächsinhalte können von hierzu berechtigten Mitarbeitenden nur eingesehen werden, wenn Sie die freiwillige Support-/Qualitätsprüfung in den Einstellungen erlauben. Ohne diese Freigabe zeigt die interne Supportansicht keine Chattexte.

Auf der öffentlichen VI-Assist-Startseite und Downloadseite sowie auf personal.vi-assist.com und business.vi-assist.com verwenden wir Microsoft Clarity ausschließlich nach Ihrer Einwilligung zur Analyse von Klicks, Scrollbewegungen und maskierten Sitzungsaufzeichnungen. Dabei verarbeitet Microsoft Nutzungs- und technische Gerätedaten und setzt Analyse-Cookies. Angezeigte Kontoangaben und Inhalte des öffentlichen Beratungschats werden maskiert. Die Anmeldung, Kunden-App und Company-Verwaltung werden von dieser Einbindung nicht erfasst. Es werden keine Kontokennungen an Clarity übergeben.

Sie können ohne der Analyse zustimmen zu müssen alle Funktionen nutzen. Über „Analyse-Einstellungen“ auf den genannten Seiten können Sie Ihre Auswahl jederzeit ändern und für die Zukunft widerrufen. Ihre Auswahl wird je Website-Domain im Browser gespeichert. Microsoft verarbeitet die Daten nach seinen Datenschutzbedingungen; dabei kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Weitere Informationen: Microsoft-Datenschutzerklärung.

Wir speichern Konto- und Nutzungsdaten, solange Ihr Konto besteht und die Daten für die oben genannten Zwecke benötigt werden. Gelöschte Assistenzbereiche und Chats können zunächst im Papierkorb verbleiben, bis Sie sie dort endgültig entfernen. Daten können darüber hinaus aufbewahrt werden, soweit dies für gesetzliche Pflichten oder die Geltendmachung beziehungsweise Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist.

Die Schließung Ihres Kontos und Löschung Ihrer Daten können Sie auf der Kontoseite beantragen oder an info@vi-assist.com schreiben. Der Antrag wird derzeit manuell geprüft; das Absenden des Formulars löscht Daten nicht sofort. Wir informieren Sie nach der Prüfung über den Abschluss.

Nach dem auf Sie anwendbaren Datenschutzrecht können Sie insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch verlangen sowie eine Einwilligung widerrufen. Schreiben Sie an info@vi-assist.com. Sie können sich außerdem bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

Wir aktualisieren diese Hinweise, wenn sich Funktionen oder Datenverarbeitungen ändern. Maßgeblich ist die jeweils hier veröffentlichte Fassung.