Verbindungen verstehen · VI Assist Redaktion
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Einen E-Mail-Entwurf vor dem Senden in Ruhe prüfen
Vom Auftrag zum geprüften Entwurf: Konto, Empfänger und Inhalt kontrollieren, bevor eine Nachricht Ihr Postfach verlässt.
Ein Entwurf ist ein guter Anfang
Bitten Sie VI Assist um einen Text, zum Beispiel: Bereite eine freundliche Antwort auf ein Angebot vor. Nennen Sie die gewünschten Aussagen und schreiben Sie dazu: Noch nicht senden. So können Sie den Inhalt in Ruhe prüfen, ohne eine externe Nachricht sofort auszulösen.
Das richtige Konto verbinden
Die Anmeldung über Microsoft oder Google allein gibt keinen Zugriff auf Ihr Postfach. Für eine verfügbare Verbindung im Pro- oder Individual-Konto öffnen Sie das Freigabe-Center und bestätigen das gewünschte Anbieter-Konto. Outlook und Gmail haben eigene Rechte. Google befindet sich im begrenzten Pilotbetrieb; Apple/iCloud Mail ist angekündigt und noch nicht freigeschaltet. Die Anleitung zu E-Mail- und Kalenderfreigaben erklärt die einzelnen Schritte.
Namen und Empfänger eindeutig machen
Ein Vorname reicht nicht immer, um eine Person sicher zuzuordnen. Wenn passende Kontakte tatsächlich verbunden und freigegeben sind, kann der Assistent darauf zurückgreifen. Bei mehreren Treffern oder fehlender Verbindung muss der Empfänger geklärt werden. Prüfen Sie die vollständige E-Mail-Adresse statt nur den angezeigten Namen.
Die Vorschau vollständig durchsehen
Kontrollieren Sie das Absenderkonto, alle Empfänger, den Betreff und den gesamten Text. Achten Sie bei erwähnten Kontaktdaten oder Anhängen darauf, dass Sie diese wirklich weitergeben möchten. Fehlende Dateien dürfen nicht als angehängt behauptet werden. Nutzen Sie für Ihren ersten Versuch eine kurze Nachricht ohne sensible Inhalte oder Anhänge.
Die konkrete Sendefreigabe erteilen
Direkter Versand erfordert die passenden Anbieterrechte und eine konkrete Bestätigung des geprüften Entwurfs. Solange diese fehlen, bleibt der Text ein Entwurf. Der vom Anbieter angenommene Versand ist noch keine Bestätigung, dass die Nachricht im Empfängerpostfach angekommen ist. Prüfen Sie bei einer Testnachricht zusätzlich den Empfang, bevor Sie einen weiteren Versuch auslösen.
Aus einer Nachricht einen nächsten Schritt machen
Eine E-Mail kann Anlass für eine Aufgabe oder einen Terminvorschlag sein. Der Kalender ist dafür separat zu verbinden und das Ziel zu prüfen. E-Mails, Notizen und Aufgaben werden nicht durch den Kalenderabgleich automatisch zum Anbieter übertragen. Lesen Sie dazu Kalenderabgleich verstehen und kontrollieren und behalten Sie Ihre Freigaben bewusst im Blick.